Ontspanning door intense uitwisseling

Ontspanning door intense uitwisseling

Door Jaco van de Schoor – Mensen in bedrijf

Het was een hectisch jaar geweest voor het team. Door een reorganisatie was de samenstelling drastisch veranderd, er was een nieuwe leidinggevende gekomen en er was dat incident waarin een aantal collega’s via de sociale media het functioneren van de leidinggevende hadden besproken. Onder andere dit incident had er toe geleid dat de betrokkenen waren overgeplaatst naar een andere locatie binnen dezelfde organisatie.

De leidinggevende wilde deze periode afsluiten en met een schone lei beginnen. Hij had daarvoor een ochtend gereserveerd. Om zelf ook goed te kunnen meedoen op die ochtend vroeg hij ons om deze ochtend te begeleiden. Wij hadden zo onze twijfels hierover. Er was zoveel gebeurd dat wij ons afvroegen of die ochtend voldoende zou zijn om dingen echt af te sluiten. Wij spraken af dat we de ochtend zouden begeleiden om vervolgens met het team te onderzoeken of verdere begeleiding nodig was. Dat was akkoord voor de leidinggevende.

We kozen ervoor om die ochtend te gebruiken voor wat in de Deep Democracy een check in heet. Het was namelijk een groot team (22 personen) en dan heb je al snel dat een aantal mensen het hoogste woord voert en er een aantal mensen niet gehoord wordt. In de check in lieten we iedereen aan het woord. We structureerden de check in aan de hand van een aantal vragen: hoe kijk je terug op de afgelopen periode, wat houd je nu bezig, en wat heb je nodig om als team goed samen verder te werken. De check in heeft een aantal spelregels die we kort uitlegden: sharing and dumping, dus iemand spreekt en de rest luistert. Geen vragen, geen reacties. Aandacht voor degene die aan het woord is. En het woord nemen volgens de popcornmethode: pop when you’re hot. Geen rondje waarin je ziet aankomen dat jij nu moet praten, maar iedereen kiest zijn eigen moment.

Wat volgde was een intense uitwisseling van gevoelens, meningen en gedachtes. Het feit dat er niet gereageerd mocht worden op elkaar gaf rust. Er was aandacht voor iedereen, ook voor de stagiaires en de secretaresses die normaal niet direct aan het woord kwamen. De teamleden namen de tijd die ze nodig had. Sommigen spraken minuten lang, anderen beperkten zich tot een kort verhaal.

Na bijna anderhalf uur was iedereen aan het woord geweest. Ik vatte vervolgens alles samen wat er was gezegd, zoveel mogelijk zonder kleuring of duiding. Ik benoemde de emoties, het verlangen, de verschillen. Alles wat gezegd was mocht er zijn. Het team slaakte een collectieve zucht van verlichting.

In de ronde die volgde sprak iedereen uit wat hem of haar het meeste geraakt had tijdens de check in. Ook nu weer sharing and dumping en popcorn. Langzamerhand draaide het gesprek richting de behoeftes van het team voor de komende periode.

Keurig binnen de afgesproken tijd rondden we ochtendsessie af. De kroketten stonden klaar.

Twee weken later ontvingen we een mail van de leidinggevende met daarin de volgende conclusie:

  • De ochtend was goed en zeker, wat later bleek een goede bodem voor de sfeer in het team.
  • Nu een aantal weken later merk je dat die sfeer is omgeslagen en de relaties ten goede komt.
  • Als leidinggevende merk ik dat ik veel meer ontspannen erbij loop en dus ook meer de diepte in kan gaan.
  • Al met al, een ontwikkeling die me positief stemt en daardoor alle vertrouwen er in heb dat we weer een team worden.

 

One thought on “Ontspanning door intense uitwisseling

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *